使用压缩软件有以下几个主要原因：

节省存储空间：

压缩软件通过特定的算法对文件或文件夹进行处理，减小其占用的存储空间，使得文件更易于存储、传输和备份。

提高传输效率：

当需要发送多个文件时，使用压缩软件可以将这些文件打包成一个或多个压缩包，这样可以减少传输时间和麻烦，提高传输效率。

文件管理：

压缩软件可以将多个文件夹合并为一个，方便文件的管理和整理。

数据保护：

压缩软件在压缩文件时可以添加密码，从而起到保护数据的作用，防止因意外操作导致部分数据丢失或损坏。

适应不同平台的需求：

不同的传输平台和邮箱对附件大小有限制，压缩软件可以帮助用户将大文件分割成小文件，以适应这些限制。

提高网络安全性：

通过压缩文件并添加密码，可以防止未经授权的人查看文件内容，增强数据的安全性。

无损或有损压缩：

压缩软件可以分为有损压缩和无损压缩两种。无损压缩可以完全还原原始文件，适合对数据准确性要求高的文件；有损压缩则通过牺牲部分数据精度来换取更高的压缩率，适用于对文件大小有严格要求的场景。

综上所述，压缩软件在现代计算机使用、文件管理、网络传输和存储中扮演着重要角色，是提高效率、节省空间和增强数据安全性的有效工具。