软件系统的科技查新通常遵循以下步骤：

查新委托及受理

判断待查项目是否属于本机构查新业务的受理范围。

判断查新委托人提交的资料内容是否真实、准确。

初步判别查新项目的新颖性。

判断查新委托人提出的查新要求能否实现。

按标准缴纳查新费。

填写查新委托书，包括项目名称、查新目的、项目科学技术要点、查新点及查新要求、课题关键词、委托人及联系人信息、参考文献等。

文献检索

根据查新项目特征，包括软件分类分析、技术分析、商业性分析等，设计检索策略。

选择合适的数据库资源进行检索，如Google、百度、必应（Bing）、中国知网（CNKI）等。

检索关键词、作者、机构等多种信息，确保检索结果全面且准确。

撰写查新报告

根据检索结果，撰写查新报告，内容包括查新目的、查新过程、检索结果分析、对比分析等。

报告应详细记录查新过程中的重要发现和创新点。

审核查新报告

由查新员和审核员对查新报告进行审核，确保报告内容准确、完整、客观。

审核过程中可能需要与委托人进行沟通，解答疑问或补充信息。

出具报告及归档

按照委托约定时间、份数提交查新报告。

将委托书、查新报告电子版、查新员及审核员工作记录等存档，并及时登录到查新工作数据库中。

系统性能保障

确保科技查新系统具有高效、稳定的性能，能够处理大量的用户请求和数据。

采取必要的安全措施，如数据加密、访问控制等，保障用户数据和隐私的安全。

用户反馈与改进

收集用户对科技查新系统的需求和期望，进行整理和分析，提取出共性和关键需求。

根据用户反馈，不断优化查新流程和系统功能，提高查新效率和质量。

通过以上步骤，软件系统的科技查新能够系统地进行，确保查新结果的准确性和可靠性，为科研、企业研发等提供有力的信息支持。