文员常用的软件包括以下几类：

文字处理软件

Microsoft Word：用于创建、编辑和格式化文档，适用于各种类型的文档，如报告、备忘录、通知、合同等。

WPS Office：兼容Microsoft Office格式，提供文字处理、表格编辑和演示文稿功能，支持云同步和多端访问。

电子表格软件

Microsoft Excel：用于数据录入、整理、公式计算、图表制作和数据透视表分析。

WPS表格：与WPS Office套件中的表格功能相同，适用于数据处理和分析。

演示文稿软件

Microsoft PowerPoint：用于制作幻灯片，包括设计、内容编辑、动画与切换效果以及演示排练。

WPS演示：WPS Office套件中的演示文稿功能，支持创建和编辑演示文稿。

邮件管理工具

QQ邮箱：提供快捷邮件发送和多账户登录功能，适合内部工作沟通。

Foxmail：专业好用的邮件管理软件，适用于个人和团队邮件管理。

云存储和文件共享

百度网盘：提供大容量的云存储空间，支持文件共享和提取码功能，便于资料存储和团队协作。

企业微信：注重提高内部沟通效率和企业运营效率，支持文件传输和协作。

扫描和OCR软件

扫描仪：将纸质文件扫描成电子版，适用于合同、文件、邮件等。

图片文字识别OCR：全能扫描工具，可扫描文字、照片，并进行编辑、添加水印、签名等操作。

其他辅助工具

印象笔记：效率软件和知识管理工具，用于记录、整理和分享信息。

360安全浏览器和 360安全卫士：保障电脑使用安全和流畅。

金舟PDF编辑器：编辑、复制和处理PDF文件。

这些软件根据文员的具体工作需求选择使用，可以提高工作效率和协同能力。建议文员熟练掌握这些软件，并根据实际工作需要选择合适的工具。