F4键在办公软件中有多种作用，主要包括：

对齐工具：

在PowerPoint中，使用F4键可以等间距复制形状，确保它们之间的横向间距相等，从而快速生成多个对齐的图形。

格式刷：

F4键可以复制上一步的格式设置，包括文字、字号、字体、加粗、颜色、阴影、行距等，并可以跨页进行格式刷。

重复上一个操作：

在Word、Excel等Office软件中，F4键用于重复上一步的操作，无论是格式调整还是文本输入，这可以显著提高工作效率。

表格工具：

在制作PPT时，F4键可以用作表格工具，帮助在插入表格后快速增加行或列。

单元格引用方式切换：

在Excel中，F4键可以在绝对引用、相对引用和混合引用之间进行切换，方便用户在复制公式时控制引用的地址是否变化。

快速访问最近使用过的文件：

在Windows系统中，按下F4键可以快速访问最近使用过的文件夹或文档。

其他特定功能：

在某些编辑工具中，如Visual Studio，按下F4键可以显示属性窗口或对象浏览器。

这些功能使得F4键在办公软件中非常有用，能够提高用户的工作效率和操作流畅性。建议用户熟练掌握这些快捷键，以便在日常工作中更加高效地使用办公软件。