使用办公软件的原因多种多样，主要包括以下几点：

提高工作效率：

办公软件能够自动化许多日常任务，如文档编辑、数据录入、报告生成等，从而显著减少员工的工作量，提高工作效率。

增强协作能力：

许多办公软件都具备协作功能，如共享文档、实时通信、任务分配等，这些功能有助于团队成员之间的有效沟通和协作，提升团队整体的工作效率。

减少错误发生：

通过使用办公软件的自动化功能，可以减少人为操作带来的错误，提高工作质量和准确性。

方便数据管理：

办公软件通常具备强大的数据处理和管理功能，如数据导入导出、数据库管理、图表生成等，这些功能有助于企业更好地管理和分析数据。

提升文档安全性：

许多办公软件都提供数据加密、权限控制等安全功能，确保企业数据的安全性。

节约成本：

通过减少纸质文档的使用和打印，以及优化工作流程，办公软件有助于企业节约办公成本。

适应现代工作环境：

随着信息技术的快速发展，电脑和智能设备已经普及到工作和学习的各个角落，使用办公软件已经成为现代工作的一部分。

综上所述，办公软件在现代社会中的广泛应用，不仅是因为其能够提高工作效率和协作能力，还因为它能够帮助企业更好地管理数据、确保数据安全、节约成本，并且适应了现代工作环境的需求。